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ワークフロー

ワークフローは、組織をめぐるコンテンツ部分のフローです。

コンテンツ部分を Web サイトに発行する前に、組織内の複数の部署を通過することが必要な場合があります。たとえば、作成者がコンテンツの一部を作成した後に、編集者がスペルミスや文法ミスをレビューしたり、法務部が法的内容についてレビューしたり、営業部がコンテンツの一部に記載されている製品の正しい価格を入力することが必要な場合があります。また、コンテンツの一部では、そのコンテンツの一部が長すぎないかどうかをチェックするワード カウンタなどの自動プロセスや、テキストから自動的にキーワードを抽出するプロセスが実行されることもあります。

組織でのコンテンツ部分のフローのことをワークフローといい、そのようなステップの特定のシーケンスのことをワークフロー プロセスといいます。ワークフロー プロセスの 1 つのステップのことをアクティビティといいます。アクティビティには、手動アクティビティ (人が実行するアクティビティ) または自動アクティビティ (機械が実行するアクティビティ) があります。

コンテンツ部分は、次のようにワークフロー プロセスを流れます。

  1. 一部のアクションでは、ワークフロー プロセスの最初のアクティビティを開始するように求められます。ユーザーがコンテンツ部分を作成したり、ワークフロー プロセスの完了後にコンテンツ部分を編集したりした場合に、アクティビティの開始が暗示的に求められます。また、ユーザーが明示的にワークフローに項目を含めた場合には、開始が明示的に求められます。
  2. 項目を変更またはレビューするアクティビティ (可能な場合は、他の項目とともに) がユーザーのグループに割り当てられます。アクティビティが割り当てられたグループの全ユーザーには、[必要な操作]パネルの[割り当て済み]リストに該当するアクティビティが表示されます。
  3. いずれかのユーザーがアクティビティを開始するまで、つまり、ユーザーが項目に対して (可能な場合は、他の項目とともに) 作業を開始することを示すまで、アクティビティはユーザーの[割り当て済み]リストに残ったままになります。アクティビティは、すべての[割り当て済み]リストに表示されなくなり、担当ユーザーの[開始済み]リストに表示されるようになります。
  4. アクティビティを選択したユーザーは、項目をレビュー、編集、またはその他の方法で処理します (可能な場合は、他の項目とともに)。またユーザーは、この時点で別のユーザーまたはグループにアクティビティを再割り当てすることができます。
  5. ユーザーが明示的にアクティビティを完了します (項目を完了したことを示します)。これにより、項目がユーザーの[開始済み]リストに表示されなくなります。場合によっては、ユーザーは次の処理を選択することもできます (次のユーザー グループに割り当てることで承認するか、以前に作業を行ったユーザーに再度割り当てることで拒否するなど)。
  6. 次に、このアクティビティに続く自動アクティビティ (ない場合もあります) が実行され、自動的に完了します。
  7. この後、次のいずれかの状態になります。
    • 項目が新しい手動アクティビティに移動し、プロセス、ユーザー、またはユーザー グループに割り当てられます。上記の手順 2 を参照してください。
    • これが最後のアクティビティであった場合、項目のワークフロー プロセスが終了します。

各アクティビティの完了後、処理された項目が特定のステータスになります。通常、このステータスは、項目を特定の Web サイトに発行できるかどうかを判断するのに使用されます。たとえば、項目のステージング サーバーへの発行はワークフロー プロセスの任意のステージで自動的に行われるが、ライブ サーバーへの発行はワークフロー プロセス全体が完了した後にのみ行われるようにワークフロー プロセスを設定できます。