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ワークフローの概念

コンテンツ項目を作成または変更する作業は、より大きなワークフロー プロセスの一部である可能性があるため、ワークフローがどのように機能するかを理解することが重要です。このトピックでは、ワークフローの概念の概要について説明します。

ワークフローの概要

ワークフローTridion Sites の機能であり、特定の項目への変更が所定の一連のステップで確実に行われるようにします。 ワークフロー プロセスには、通常、権限を持つゲートキーパーによる 1 つ以上のレビュー ステップが含まれます。

組織のワークフローのデザイン方法によっては、ワークフロー プロセスが次の 2 つの異なる方法でトリガーされる場合があります。
  • 最初に Content Manager 項目をバンドルに入れてから、ワークフローをバンドルで開始します。このアクションでは、バンドルおよびそのバンドルに含まれるすべての項目でワークフローを開始します。
  • Content Manager 項目に対してアクションを実行すると、このアクションによってワークフローが自動的にトリガーされます。

ワークフロー プロセスが開始される際には、少なくとも 1 つのアクティビティ、つまりワークフロー プロセス内の 1 つのステップが存在します。各アクティビティは、人が実行する手動ステップのことも、システムが実行する自動ステップのこともあります。

ワークフロー プロセスに関与する部門またはチームは Content Manager グループであり、各グループが 1 つまたは複数のアクティビティを実行します。割り当てられているグループのメンバーは、アクティビティを選択できますが、1 人がアクティビティを選択するとすぐに、当該アクティビティはそのユーザーのみが所有するようになります。

各アクティビティの完了後、処理された項目は特定の承認ステータスになります。通常、このステータスは、項目を発行できるかどうかの判断に使用されます。たとえば、Web サイトのステージング サーバーへの項目の発行はワークフロー プロセスの任意のステージで自動的に行い、ライブ サーバーへの発行はワークフロー プロセス全体を完了した後にのみ許可するように設定できます。

簡単なワークフローの例

一般的なワークフローの例として、作成者がコンテンツの一部を作成した後に、編集者がスペル ミスや文法ミスがないかどうかを確認するというものがあります。また、法的内容を法務部が確認する必要がある場合や、コンテンツの一部に記載されている製品の正しい価格を営業部が入力する必要がある場合もあります。また、コンテンツの一部では、そのコンテンツの一部が長すぎないかどうかをチェックするワード カウンタなどの自動プロセスや、テキストから自動的にキーワードを抽出するプロセスが実行されることもあります。

簡単な例として、次の 2 つのグループと 2 つのアクティビティについて見ていきます。
  • 「作成者」グループには、「コンポーネントの作成」というアクティビティが割り当てられます。
  • 「編集者」グループには、「コンポーネントのレビュー」というアクティビティが割り当てられます。

作成者グループのメンバーがコンポーネントの作成を完了すると、「コンポーネントのレビュー」アクティビティが自動的にトリガーされ、編集者グループに割り当てられます。

編集者グループのメンバーがアクティビティを取得し、アクティビティの所有者になります。

その後、編集者がそのアクティビティを完了すると、ワークフローにより、項目の拒否または承認の判断を求められます。編集者の選択に応じて、項目は前のグループ (作成者グループ) に戻るか、次のグループに進みます。

ワークフローの関係

何がワークフロー プロセスのトリガーとなるかを含め、組織が行ったさまざまな実装の選択によって、ワークフローの仕組みは異なるものになります。これらはかなり複雑な場合もありますが、ワークフロー全体に影響するいくつかの重要なポイントを理解することが有用です。

次の図は、 で、さまざまなワークフローの概念が互いにどのように関連しているか。

この図では、2 行目の項目にプロセス定義とのプロセスの関連付けが存在する場合、一番上の行の Content Manager 項目がワークフローに入ることができます。たとえば、何らかのプロセス定義とのプロセスの関連付けを持つ構造グループ内に存在するページは、ワークフローに入ることができます。さらに、一番上の行の項目は、バンドル (そのバンドル スキーマがプロセスの関連付けを持っているもの) に含めることで、ワークフローに入ることができます。簡単にするために、この間接的な関連付けは図に示していません。

次の定義では、図に示されている要素について説明します。

プロセス
プロセスとは、(アクティブであるか完了済みかに関係なく) システム内のワークフローの特定のインスタンスを指します。
プロセス定義
プロセス定義には、特定のワークフロー プロセスのデザインが含まれます。 プロセス定義内には、1 つ以上のアクティビティ定義があります。
アクティビティ
アクティビティとは、ワークフロー プロセスの個々のステップのことであり、人が実行する手動ステップのことも、システムが実行する自動ステップのこともあります。
アクティビティ定義
アクティビティ定義には、プロセス定義内で可能な個々のステップのデザインが含まれます。
プロセスの関連付け
プロセスの関連付けとは、プロセス定義と Content Manager 項目の間の関係です。

プロセスの関連付けは、ワークフロー プロセスのトリガー方法を制御します。 ユーザー インターフェイスでワークフローをトリガーするには、ワークフローのデザインに応じて、次の 2 つの基本的な方法があります。1) コンテンツ項目に対して直接実行されるアクション、または 2) バンドルに項目を追加してバンドルでワークフローを明示的に開始することによって実行されるアクション。

関連する項目

関連する項目とは、ワークフロー プロセスの一部である Content Manager 項目のことです。